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O Arquivo segundo a sua Classificação

 

Classificar

Classificar é organizar em classes, agrupar coisas que têm uma característica ou uma qualidade comum.

Princípios de qualquer classificação

*      Ser exaustiva: permitir a inclusão nas suas classes de todos os objectos do âmbito em causa.

*      Ser mutuamente exclusiva: garantir que um objecto pode ser apenas classificado numa única classe

*      Basear-se numa hierarquia de classes e subclasses do geral para o especifico

*      Explicitar os níveis de dependência.

Objectivo da Classificação em Arquivo

Elaborar um plano de Classificação, que é um elemento estruturante de qualquer serviço: orienta na produção e na organização intelectual da informação.

As Metodologias da Classificação são de dois tipos: Análise (identificação de todos os objectos a classificar), e Síntese ( agrupamento dos objectos).

Análise do Contexto de produção Documental

*      Legislação, normas, regulamentos

*      Estrutura orgânica e funcional

*      Implementação do sistema de arquivo(centralizado ou descentralizado)

*      Necessidades de informação/acesso aos documentos do sistema

*      Meios disponíveis para gestão do Arquivo

Levantamento de Produção Documental

*      Consulta do plano de Classificação/classificador e lista de processos

*      Levantamento sistemático dos assuntos(analise peça a peça de toda a documentação, ou amostras com identificação de alguns elementos: título se série, código de classificação, titulo do processo, datas limite e discrição do conteúdo.

Após recolha e análise do acervo documental, procede-se à síntese dos dados de forma a construir o plano de classificação com base na criação de agrupamento.

Segundo T. Schellenberg existem três tipos de classificação:

*      Classificação funcional

*      Classificação Orgânica

*      Classificação por Matérias

 

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Revisto: 24Jun2007

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